공유 오피스란 뜻, 장점과 단점 정리

인터넷 기술이 발달하면서 직장을 다니지 않고 재택근무를 하거나 1인 창업을 하는 경우가 늘어나고 있습니다. 업종은 IT, 쇼핑몰, 개인 크리에이터 등 과거에는 생각지도 못했던 유형의 사업자들이 생기고 있고 인터넷을 기반으로 사업을 확장하고 소수의 전문 인력만으로도 운영이 가능해지는 특징을 가지고 있습니다.

이에 맞춰서 사무의 형태도 달라지게 되었는데 이 때 등장한 개념이 공유 오피스 입니다. 공유 오피스란 소호 사무실로도 불리는데 의미는 공동 공간을 구비한 작은 사무실이라고 생각하시면 편리합니다.

공유 오피스란 특징과 개념

① 사무실은 필요하지만 소수의 인원으로 운영하는 기업의 수요가 많습니다.

② 입주 기업 간 업무 공간 외에 화장실, 회의공간, 사무용품을 공유하여 유지비가 저렴합니다.

특징에 맞춰서 사업을 시작한지 얼마되지 않은 스타트업, 소수의 인력으로 운영 가능한 업종, 다른 기업체와 잦은 왕래에 시너지가 날 수 있는 기업들의 수요가 많습니다. 입주 기업의 업무 공간 외에 공유 공간이 존재하기 때문에 사무지출을 상당히 아낄 수 있어서 저렴합니다.

공유 오피스 장점

1. 비용이 저렴합니다.

공유 오피스란 입주시 배정되는 개인 사무공간을 제외한 모든 공간을 공유합니다. 공유 공간의 부담은 입주 기업들이 함께 부담하기 때문에 개인 사무실을 임대하는 것보다 저렴하고 이용 가능한 면적은 더 넓습니다.

또한 사무실에 비치되어야 하는 필수적인 편의 시설뿐만 아니라 사무 용품도 이용할 수 있기 때문에 매달 지불되는 월세 외에는 지불되는 금액이 없습니다. 공유 오피스란 보증금 없이 매달 이용료/월세를 지불하는 것이 일반적으로 사무실 마련에 큰 돈이 지출되지 않습니다.

필요에 따라서 개인적인 사무공간을 이용하지 않고 공유 데스크와 공용 시설만을 이용하면 훨씬 저렴하며 개인 공간을 사용하더라도 개인 사무실에 비해서 훨신 저렴하게 이용할 수 있습니다.

2. 입주와 동시에 업무를 시작할 수 있습니다.

공유 오피스는 업무에 필요한 모든 기기가 마련되어 있기 때문에 업무에 필요한 컴퓨터만 준비하시면 됩니다.

공유되는 시설의 종류

① 회의실

② 프린트 기기

③ 다목적 휴게실

④ 강연실

⑤ 공유 데스크

제공되는 편의 시설

① 전동 스크린

② 책상과 의자

③ 콘센트

④ 보드

⑤ 개별 냉난방 기기

⑥ 음료, 맥주, 다과류

3. 회사의 업종 상 사무실 주소가 필요한 경우 저렴하게 사용할 수 있습니다.

공유 오피스는 사무실 주소로 사용할 수 있기 때문에 사업자 등록시 주소지가 있어야 하는 업종이라면 저렴하게 주소지를 사용할 수 있습니다. 공유 오피스에서 가장 저렴하게 이용할 수 있는 방법으로 소개되는 형식이며 공용 공간인 회의실, 강연실 등만을 사용하며 주소지를 사용하는 것 입니다.

이 때 주소지로 발송되는 회사 우편물은 이용 기업이 지정한 주소지로 다시 발송해주는 서비스를 제공해줍니다. 저렴한 곳은 월 10만원 이하의 가격으로 이용할 수 있기 때문에 먼 지역의 소호 사무실에 등록하는 것도 문제가 없습니다. 최근에는 수도권과밀억제권역에서 창업시 정부 지원 혜택이 반감되거나 지원하지 않는 청년 창업 정책이 생기고 있기 때문에 대안책으로 떠오르고 있습니다.

4. 역세권 및 교통이 편리한 도심지에 위치해 있습니다.

공유 오피스란 도심지 중심의 업무 구역에 많이 마련되어 있고 역과 가깝습니다. 교통 편이 좋다는 것은 근무의 효율성과 출퇴근의 편리성을 가져옵니다. 스타트업이나 1인 창업시에는 교통편이 좋은 도심지에 개인 사무실을 마련하는 것이 사실상 불가능할 정도로 비싸기 때문에 큰 이점이라고 할 수 있습니다.

5. 자유로운 분위기에서 많은 업종 회사들과 교류할 수 있습니다.

공유 오피스는 폐쇄되지 않고 창의적이며 자유로운 분위기를 추구하는 특성 상 입주한 다양한 기업들과 많은 교류를 할 수 있습니다. 입주 기업의 수도 상당히 많기 때문에 동종 업계나 함께 시너지를 낼 수 있는 기업과의 자연스러운 만남의 교류로 비지니스 인맥을 만들기 쉽습니다.

공유 오피스 단점

1. 기업의 프라이버시가 노출될 위험이 있습니다.

공공 업무 공간이나 배정된 사무 공간이더라도 유리 문을 이용한 공유 오피스가 많기 때문에 업무가 노출 될 가능성이 높습니다. 또한 가벽의 형식으로 공간을 나누기 때문에 소음의 문제가 발생합니다. 또한 협력 업체나 고객 응대시 공유 공간을 사용해야 하기 때문에 영업 기밀이 노출 될 우려도 있습니다.

2. 공공 시설의 이용시 미리 예약을 해야합니다.

회의실과 다목적실의 경우 미리 예약을 해야지만 이용을 할 수 있기 때문에 갑작스럽게 PPT 발표나 고객 응대를 원할 때 사용이 불가능 할 수 있습니다.

3. 사용하지 않는 편의 시설이 있더라도 공동 부담이 발생합니다.

예시로 최근 공유 오피스에서는 자유로운 스타트업의 특성상 맥주를 제공하는 곳이 많습니다. 하지만 기업 정책상 업무 중 음주를 허용하지 않거나 기호에 따라서 마시지 않는다 하더라도 공공재는 함께 비용 부담을 하게 됩니다. 그래서 편의 시설은 브랜드 별로 다르기 때문에 공유 오피스 입주를 희망 하신다면 원하는 지역에 위치한 공유 오피스의 제공 서비스를 확인하시고 많은 혜택을 볼 수 있는 곳을 선정하는 것을 권장드립니다.

4. 회사의 업무 인원이 많아질수록 비용 부담이 증가합니다.

소규모 인원일 경우에는 개인 사무실에 비해서 공유 오피스가 훨씬 저렴합니다. 단, 인원이 증가할수록 더 넓은 업무 공간이 필요한데 공유 오피스는 공간의 규모가 늘어날수록 부담되는 비용이 큽니다. 그래서 근무 인원 수가 늘어난다면 개인 사무실의 비용과 비교하셔서 이전하는 것을 권장드립니다.

5. 공유 오피스의 입주 규칙에 맞춰서 업무 시간을 조정 하셔야 합니다.

예시로 오후 9시 이후에 공유 오피스의 전원이 차단된다면 회사의 프로젝트의 만기일이 임박하더라도 업무를 진행할 수 없습니다. 공유 오피스란 엄격한 규칙을 가지고 있으며 예외적 적용을 허용하지 않습니다.